Đang truy cập: Trang chủ VĂN BẢN Văn bản Nhà trường Quyết định ban hành Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả

Quyết định ban hành Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả

Email In PDF.

 

A. Quyết định 315/QĐ-CĐCNCP ban hành Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả ...xem chi tiết tại đây

 

B. Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả

(Ban hành theo Quyết định số 315  /QĐ-CĐCNCP ngày 02 tháng 6 năm 2015 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả)

Chương 1

QUY ĐỊNH CHUNG

    Điều 1. Mục đích, yêu cầu của việc sử dụng thư điện tử

    1. Để ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện giao dịch văn bản qua hệ thống thư điện tử nhằm giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy; góp phần tiết kiệm, thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả trong điều hành, quản lý, thuận tiện nhanh và hiệu quả.

    2. Thực hiện nghiêm các quy định của Nhà nước và của Nhà trường trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc.

    Điều 2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

    1. Văn bản này quy định việc tổ chức hoạt động và sử dụng thư điện tử trong công tác quản lý, điều hành và xử lý công việc của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả.

    2. Đối tượng áp dụng của quy định này bao gồm các đơn vị trực thuộc và đoàn thể (sau đây gọi chung là đơn vị), cán bộ, giáo viên, giảng viên, viên chức kỹ thuật, nghiệp vụ của các phòng, khoa (CBVC) Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả.

    Điều 3. Giải thích từ ngữ

    1. Thư điện tử (email): Là phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin thông qua các hộp thư điện tử trên Internet của các đơn vị và cá nhân.

    2. Văn bản điện tử: Văn bản được đăng tải trên trang thông tin điện tử (website) của Nhà trường, được chuyển qua hệ thống thư điện tử theo đúng quy định của pháp luật, được đảm bảo xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản, có giá trị pháp lý tương đương như văn bản giấy.

    3. Giao dịch văn bản điện tử: Cung cấp, trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử và website của Nhà trường.

    Điều 4. Các thông tin được giao dịch và không giao dịch thư điện tử

    1. Các thông tin được phép giao dịch thư điện tử

    1.1. Các văn bản quy phạm pháp luật có nội dung liên quan đến lĩnh vực công tác; tùy theo tính chất, nội dung, yêu cầu công việc liên quan đến tổ chức, đơn vị, cá nhân để gửi văn bản đến từng đối tượng cho phù hợp.

    1.2. Các văn bản hành chính do các đơn vị ngoài trường ban hành liên quan đến hoạt động của Nhà trường.

    1.3. Các văn bản do Nhà trường, các đơn vị ban hành, bao gồm: quyết định; thông báo; công văn; kế hoạch; chương trình; phương án; đề án; báo cáo; tờ trình; các thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; biểu mẫu thống kê; lịch công tác chung; giấy mời họp nội bộ; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo; các dự thảo văn bản cần lấy ý kiến đóng góp…

    1.4. Các văn bản của CBVC Nhà trường trao đổi qua hệ thống thư điện tử, bao gồm: kế hoạch; chương trình; phương án; đề án; báo cáo; tờ trình; trao đổi về chuyên môn, nghiệp vụ; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo; ý kiến đóng góp các dự thảo văn bản….

    1.5. Trong trường hợp văn bản có tính chất sử dụng lâu dài và phải in ra để sử dụng như: Quyết định, kế hoạch… vẫn sử dụng cùng văn bản giấy.

    2. Các thông tin không được phép giao dịch thư điện tử

    2.1. Không áp dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử đối với các văn bản mật, văn bản liên quan đến lĩnh vực khiếu nại, tố cáo.

    2.2. Các văn bản về công tác tổ chức, các công trình khoa học, phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, bí quyết nghề nghiệp đặc biệt quan trọng, công tác an ninh như tin, tài liệu về kế hoạch tác chiến A2, tài liệu về kinh tế, khoa học, công nghệ của đơn vị, cá nhân do Trường quản lý chưa công bố hoặc không công bố; đề thi, đáp án các kỳ thi tuyển sinh, thi chọn học sinh giỏi, thi tốt nghiệp các cấp học, bậc học, ngành học, trình độ đào tạo chưa công bố.

    Điều 5. Thời gian cung cấp và cập nhật thông tin

    Các văn bản hành chính, điều hành được đăng tải trên website của trường, gửi đến các hộp thư điện tử ngay sau khi hoàn thành các thủ tục ban hành.

    Cán bộ quản lý Hộp thư điện tử của Nhà trường, đơn vị, tổ chức của Trường phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của đơn vị và của cá nhân trong giờ làm việc, ít nhất 4 lần trong ngày (đầu giờ và cuối giờ buổi sáng; đầu giờ và cuối giờ buổi chiều các ngày làm việc), để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các tổ chức và cá nhân khác, kịp thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc một cách nhanh và hiệu quả nhất.

    Cán bộ viên chức phải kiểm tra hộp thư điện tử của cá nhân ít nhất 2 lần trong ngày (đầu giờ và cuối giờ buổi chiều các ngày làm việc)

    Điều 6. Các hình thức giao dịch

    Tùy theo phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng của văn bản:

     1. Công bố thông tin trên trang thông tin điện tử (website) của Trường.

    2. Gửi thông tin qua hộp thư điện tử của các đơn vị và cá nhân.

    3. Gửi thư điện tử cung cấp thông tin tóm tắt về văn bản và địa chỉ lưu giữ trên website. Trường hợp cần thiết có thể gửi kèm theo toàn bộ văn bản điện tử.

    4. Kết hợp sử dụng giao dịch văn bản điện tử với việc gửi văn bản giấy đối với các trường hợp cần sử dụng văn bản giấy để đảm bảo các thủ tục theo quy định.

    Điều 7. Phông chữ, bộ mã dùng trong giao dịch văn bản điện tử

    Thống nhất sử dụng phông chữ Việt, bộ mã unicode, tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 6909 : 2001).

    Điều 8. Đăng ký sử dụng hộp thư điện tử

    1. Giao dịch văn bản điện tử của trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả với các tổ chức, đơn vị thuộc Trường và cán bộ, giáo viên, giảng viên, viên chức kỹ thuật, nghiệp vụ của phòng, khoa được thực hiện qua hệ thống email trên Internet qua hệ thống @cdcncp.edu.vn và @moet.edu.vn; không sử dụng, không chấp nhận các địa chỉ hộp thư điện tử có tên miền khác như (yahoo, gmail, hotmail…). Đối với viên chức làm công tác phục vụ, nếu có nhu cầu sử dụng email theo hệ thống của Nhà trường thì đăng ký với khoa CNTT để bổ sung vào danh sách.

    2. Danh sách địa chỉ email của các đơn vị, tổ chức và cán bộ, giáo viên, giảng viên, viên chức kỹ thuật, nghiệp vụ sử dụng trong giao dịch văn bản điện tử kèm theo Quy định này.

    3. Nhà trường sử dụng hộp thư điện tử Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. để giao dịch và tiếp nhận thông tin.

    4. Hộp thư điện tử của khoa CNTT dùng tiếp nhận, xử lý thông tin đã được phê duyệt để đăng tải lên website của Trường: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.

    5. Khi gặp sự cố về mặt kỹ thuật trong giao dịch văn bản điện tử, các đơn vị và cá nhân trong trường phải thông báo ngay cho Khoa Công nghệ thông tin biết để hỗ trợ, xử lý, giải quyết kịp thời.

Chương 2

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

    Điều 9. Xử lý văn bản đến

    1. Người được giao quản lý hộp thư điện tử của Nhà trường chuyển tiếp thư điện tử về phòng TCHC hoặc các đơn vị, tổ chức, cá nhân khi nhận được văn bản của các bộ, ban, ngành. Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý các văn bản điện tử đến.

    2. Quy trình xử lý:

    2.1. Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản điện tử.

    2.2. Lưu văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu văn bản đến của đơn vị (nếu cần).

    2.3. In văn bản, chuyển nhân viên văn thư trình lãnh đạo Nhà trường. Trường hợp văn bản, thông tin cần xử lý gấp, báo cáo trực tiếp lãnh đạo Nhà trường để chỉ đạo thực hiện.

    2.4. Xử lý các bước tiếp theo theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường.

    2.5. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân khi nhận được văn bản của Nhà trường, các đơn vị chức năng có trách nhiệm tổ chức và thực hiện đúng quy định của văn bản.

    Điều 10. Xử lý văn bản đi

    1. Trách nhiệm của tổ chức, đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản:

    1.1. Thực hiện đúng theo Quyết định số 590/QĐ-CĐCNCP ngày 17/6/2008 và Quyết định số 805/QĐ-CĐCNCP ngày 03/9/2010 của Hiệu trưởng ban hành Quy định về văn thư - lưu trữ, soạn thảo, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

    1.2. Sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký, người soạn thảo photo đủ số lượng chuyển về bộ phận văn thư của Trường.

    1.3. Kiểm tra tính trọn vẹn, chính xác của file văn bản điện tử so với văn bản giấy, điền cụm từ “(Đã ký)” vào vị trí, họ và tên của người ký, ghi số văn bản, ngày, tháng, năm ký văn bản vào văn bản điện tử (trong máy) sau đó mới thực hiện giao dịch văn bản điện tử.

    1.4. Trường hợp đăng tải không cần chữ ký và con dấu hoặc đăng dạng PDF trên trang Website, chuyển văn bản điện tử về khoa CNTT theo các bước tại điểm 1.3 trong Điều 10 này.

    1.5. Kiểm tra để đảm bảo chắc chắn các bước giao dịch văn bản điện tử đã hoàn tất. 

    2. Trách nhiệm của Văn phòng, Văn thư:

    Thực hiện đúng theo Quyết định số 590/QĐ-CĐCNCP ngày 17/6/2008 và Quyết định số 805/QĐ-CĐCNCP ngày 03/9/2010 của Hiệu trưởng ban hành Quy định về văn thư - lưu trữ về:

    2.1. Kiểm tra về hình thức, thể thức văn bản và trình lãnh đạo ký duyệt theo quy định.

    2.2. Vào số, đóng dấu, thực hiện lưu trữ và chuyển đến đơn vị, tổ chức, cá nhân theo quy định.

    3. Trách nhiệm của Khoa Công nghệ thông tin:

    3.1. Thường xuyên kiểm tra, duy trì đảm bảo điều kiện trang Website và đường truyền tín hiệu mạng nội bộ của Trường đến các phòng, khoa, trung tâm  phải thông suốt 24/24h hàng ngày.

    3.2. Khi nhận được văn bản, căn cứ trong mục nơi nhận nếu có yêu cầu đăng tải trên Website của Trường với đầy đủ chữ ký và con dấu thì tạo file văn bản dưới dạng ảnh.

    3.3. Trường hợp nhận được văn bản điện tử đề nghị đăng tải trên trang Website thì thực hiện theo Quyết định số 127/QĐ-CĐCNCP ngày 3 tháng 3 năm 2011 của Hiệu trưởng Quy định quản lý và sử dụng mạng máy tính của Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả.

Chương 3

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, VIÊN CHỨC

    Điều 11. Trách nhiệm của lãnh đạo Nhà trường

    1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tử của Nhà trường theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.

    2. Cử cán bộ quản lý hộp thư của Trường, thường xuyên truy cập hộp thư điện tử của Trường và cá nhân để kịp thời cập nhật và xử lý các thông tin liên quan.

    3. Kiểm tra các văn bản thuộc trách nhiệm ký ban hành đã đăng tải trên website của Nhà trường.

    4. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

    Điều 12. Trách nhiệm của trưởng các đơn vị  

    1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tử của đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.

    2. Cử cán bộ quản lý hộp thư và thường xuyên truy cập website của Nhà trường, hộp thư điện tử của đơn vị và của cá nhân để kịp thời cập nhật và xử lý các thông tin liên quan.

    3. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

    Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ, viên chức

    1. Thực hiện giao dịch văn bản điện tử trong công việc theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.

    2. Thường xuyên truy cập website của Nhà trường, hộp thư điện tử của cá nhân để kịp thời cập nhật và xử lý các thông tin liên quan.

    3. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

    Điều 14. Công tác an ninh, an toàn thông tin khi sử dụng thư điện tử

    1. Không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống thư điện tử cho người khác; để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của đơn vị và cá nhân mình.

    2. Tuân thủ các quy định của pháp luật, của Nhà trường về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử.

    3. Không gửi thư rác.

    4. Cấm phát tán thư, chuyển tiếp thư có nội dung văn hoá đồi truỵ, chống phá Nhà nước, kích động bạo lực và chiến tranh, gây chia rẽ đoàn kết giữa các dân tộc, giữa các tôn giáo và các đơn thư khiếu nại, khiếu tố, bôi xấu tổ chức, gây chia rẽ nội bộ trong đơn vị.

    5. Khi cá nhân, tập thể phát hiện, hiện tượng gây rối, làm mất an ninh, an toàn thông tin trên mạng, thông báo ngay cho lãnh đạo Nhà trường biết để xử lý. 

Chương 4

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

    Điều 15. Khen thưởng, kỷ luật

    1. Các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện giao dịch văn bản điện tử sẽ được khen thưởng theo các quy định hiện hành.

    2. Các tập thể, cá nhân vi phạm các quy định trong giao dịch văn bản điện tử, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định hiện hành.

    Điều 16. Tổ chức thực hiện

    - Phòng Quản trị Đời sống: Đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị đáp ứng cho sửa chữa, thay thế kịp thời khi xảy ra sự cố hư hỏng.

    - Khoa Công nghệ thông tin: Đảm bảo thông suốt của đường truyền internet, hộp thư điện tử.

    - Trưởng các đơn vị trực thuộc và đoàn thể Nhà trường chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này trong đơn vị, tổ chức mình.

    - Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc chưa phù hợp các tổ chức, đơn vị cá nhân tham gia góp ý kịp thời với Lãnh đạo nhà trường thông qua Phòng Tổ chức Hành chính cùng Khoa Công nghệ thông tin, Ban quản trị website của Trường nghiên cứu đề xuất với Hiệu trưởng xem xét điều chỉnh, bổ sung.

Quảng Ninh, ngày 2 tháng 6 năm 2015

HIỆU TRƯỞNG

(Đã kí)

ThS. Phan Văn Thạch

 

 C. Danh sách địa chỉ E-mail của cán bộ, giáo viên, giảng viên, viên chức kỹ thuật, nghiệp vụ thuộc Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả. 

    (Kèm theo Quy định số 315 /QĐ-CĐCNCP ngày 02 tháng 6 năm 2015 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả)

     Bản danh sách chi tiết các e-mail này đã được gửi bằng bản giấy trực tiếp đến các Khoa, Phòng làm việc trong nhà trường. Nếu cần hỗ trợ về thư điện tử các đồng chí vui lòng liên hệ theo số điện thoại:

    + 0977.367.888 (đ/c Hùng - Trưởng khoa CNTT)

    + 0986.197.465 (đ/c San - Khoa CNTT) hoặc gửi thông tin theo yêu cầu vào E-mail: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.

    Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ các đồng chí tất cả các ngày trong năm.

Lần cập nhật cuối ( Thứ bảy, 13 Tháng 6 2015 08:54 )  

Liên kết website